Les 3 outils qui me permettent de ne rien oublier dans un projet web

En tant que concepteur de sites web, jongler entre plusieurs projets clients simultanément peut rapidement devenir un véritable casse-tête, sans parler de la gestion des priorités, de la prise de notes en réunions, etc. Entre les briefs clients, les échéances serrées, les retours clients et les aspects techniques, il est facile de perdre le fil et d’oublier des éléments importants. Pendant toute mon expérience dans la conception et la maintenance de sites web, je me suis développé un système solide, basé sur trois outils complémentaires qui m’accompagnent au quotidien et dont je ne pourrai pas me passer !

1. ClickUp : le cerveau central au coeur de mes projets et de mon activité

ClickUp est devenu l’épine dorsale de ma gestion de projets web. Cet outil tout-en-un me permet de structurer chaque projet de A à Z avec une précision chirurgicale. J’y renseigne toutes les tâches qui m’incombent, qu’elles soient grossièrement définies ou bien précises.

Pourquoi ClickUp excelle dans la gestion de projets web et le suivi de Clientèle :

• Templates personnalisés : J’ai créé des modèles spécifiques pour chaque type de projet : création de site, maintenance, référencement naturel, etc.
• Gestion des tâches granulaire : Chaque étape du processus créatif est découpée en sous-tâches avec des assignations claires
• Vues : chaque dossier ou liste (entité comprenant un ensemble de tâches) peut être affiché sous différentes vues avec un système de filtres avancé. Par exemple, il est possible d’avoir une vue “Toutes tâches à faire dans les 7 prochains jours” ou bien une vue “toutes tâches ayant exactement l’étiquette MAINTENANCE”. J’utilise cette fonction au quotidien pour voir très rapidement les tâches désirées en un rien de temps.
• Personnalisation avec des champs personnalisés : pour chaque d’une liste, il est possible de créer des champs personnalisés comme par exemple le temps facturable, calculé sur la base du temps réél effectivement remonté dans l’outil.
• Suivi du temps : Indispensable pour facturer précisément et optimiser ma productivité
• Tableau de bord : ClickUp permet de créer des tableaux de bord personnalisés avec des rapports sur le temps passé sur chaque projet, le nombre de tâche en cours et bien d’autres indicateurs significatifs.
• Collaboration client : Les clients peuvent suivre l’avancement en temps réel et valider les livrables

Il y a bien d’autres fonctionnalités avancées que je ne peux pas décrire ici car cela nécessiterait un article voire un guide entier.

L’interface intuitive de ClickUp me permet de visualiser l’état d’avancement de tous mes projets d’un coup d’œil, que ce soit en vue Liste (ma vue préférée !), Kanban, Gantt ou calendrier.

2. Notion : ma base de connaissances et documentation pour mon entreprise

Notion joue un rôle complémentaire et essentiel dans mon workflow. C’est mon cerveau externe où je centralise toute ma documentation et mes ressources, mes notes de réunion.

Mon utilisation stratégique de Notion :

• Base de données clients : historique des projets, détails techniques (comme l’hébergeur, la date de renouvellement de maintenance, etc). C’est mon CRM simplifié.
• Bibliothèque de ressources et veille : chaque ressource recueillie (comme une étude de marchée) est rangée dans une rubrique prévue à cet effet.
• Process documentés : J’y dépose mes checklists détaillées pour chaque phase projet (découverte, maquettage, développement, mise en ligne, etc). J’inclus également des process propres à des sites web spécifiques (comment rentrer un nouveau programme de formation sur le site Client A par exemple).

Notion est particulièrement puissant car extrêmement souple, personnalisable, avec un moteur de recherche rapide & efficace. En centralisant toutes mes données opérationnelles au même endroit, je gagne beaucoup de temps et surtout en efficacité.

3. Outlook : La synchronisation parfaite avec mon agenda

Mon agenda Outlook n’est pas qu’un simple calendrier, c’est le chef d’orchestre qui me sert à organiser/planifier mes jours, semaines, mois. Il me permet ainsi de respecter les délais et d’avoir une très bonne vision pour gérer les imprévus ou les urgences (ce qui peut arriver à n’importe quel moment, surtout lorsqu’un site web tombe en panne)..

L’agenda comme pilier de l’organisation :

• Time-blocking : Chaque tâche importante a son créneau dédié, ce qui me permet de ne rien oublier
• Rappels automatiques : je bloque également des blocs récurrents pour les tâches répétitives comme les actions de maintenance, les créneaux de travail pour les accompagnements récurrents (référencement naturel, maintenance évolutive de sites web, etc.)
• Planification des réunions : bien entendu Outlook me sert pour planifier les rendez-vous clients et autres rendez-vous (formations, etc.)

L’agenda me permet de garder une vision globale de ma charge de travail et d’anticiper les périodes de rush pour mieux les gérer. J’essaie de garder une planification macro sur 1 mois glissant en bloquant a minima les tâches “obligatoires” (maintenance, projet ponctuel identifié, accompagnements Client, etc.), une planification plus précise à 2 semaines, et une organisation “convergée” à 1 semaine glissante.

L’outil ne fait pas tout : l’importance d’un système cohérent

Attention : avoir les meilleurs outils du monde ne garantit pas le succès d’un projet. Il est important d’avoir un système d’organisation efficace et qui fonctionne (tout système n’est pas valable pour tout le monde).

Ce qui rend mon système efficace :

• Cohérence : j’utilise ClickUp depuis plus de 3 ans, Notion depuis au moins 2 ans, et Outlook depuis le début de mon activité. Je ne change jamais fondamentalement d’outils/routines mais j’améliore par petites (ou grandes) iitérations au quotidien.
• Simplicité : Mieux vaut 2/3 outils maîtrisés que 10 outils sous-utilisés
• Discipline : Alimenter régulièrement ses outils et respecter ses propres règles
• Évolution : Adapter son système en fonction des retours d’expérience

Le secret réside dans une bonne utilisation entre ces trois outils qui soit bien dimensionnée sans être trop imposante ou envahissante. ClickUp gère l’opérationnel (“où j’en suis dans les projets et que dois-je faire globalement”), Notion stocke le savoir (“comment faire ça” ou “qu’ai-je noté”), et Outlook orchestre le timing (“quand faire telle action ou batch d’actions”).. Ce triptyque me permet de livrer des projets web en accord avec mes exigences de qualité, souvent dans les délais, avec un minimum de stress.

Conclusion : Vers une productivité sereine

Ces trois outils forment un écosystème parfaitement rodé qui me permet de gérer sereinement plusieurs projets web simultanément. Ils libèrent mon esprit d’une grande charge mentale pour me concentrer sur l’essentiel de mon entreprise.

L’investissement en temps (un travail presque quotidien) et en argent pour mettre en place ce système est rapidement rentabilisé par le gain en productivité et la réduction du stress. Aujourd’hui je me sens pleinement opérationnel pour gérer les challenges et les ambitions de mes Clients.